Privatlivspolitik for Ullerslevkoret

Revideret 27-05-2018

 

Ullerslevkorets dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Ullerslevkoret er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Formand:

Jette Nybro Kristiansen
Jernbanegade 11, st. tv.
5800 Nyborg
Telefon 50936254

Kasserer:

Pernille Schreiner
Sentvedvej 29
5853 Ørbæk
Telefon 24204211

CVR: 17515705

Mail: post@ullerslevkoret.dk
Website: ullerslevkoret.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Navn,
        adresse,
        kommunal tilknytning,
        telefonnummer,
        e-mailadresse,
        korstemme,
        ind- og udmeldelsesdato.
      2. Personligt foto.
      3. Tillidsposter og andre hverv i relation til foreningsarbejdet.
        • Disse oplysninger er alene tilgængelige for registrerede medlemmer via login på hjemmesidens intranet.
    2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      1. Fødselsdato indhentes for alle medlemmer.
      2. Cpr-løbenummer indhentes for aktive medlemmer.
        • Fødselsdag og -måned (men ikke årstal) er tilgængelig for registrerede medlemmer via login på hjemmesidens intranet.
        • Fødselsår og cpr-løbenummer er alene tilgængelige for det enkelte medlem og for Ullerslevkorets bestyrelse via login på hjemmesidens intranet.
  2. Oplysninger om korleder og andet lønnet personale:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Navn,
        adresse,
        kommunal tilknytning,
        telefonnummer,
        e-mailadresse,
        ind- og udmeldelsesdato.
      2. Personligt foto.
      3. Tillidsposter og andre hverv i relation til foreningsarbejdet.
        • Disse oplysninger er alene tilgængelige for registrerede medlemmer via login på hjemmesidens intranet.
    2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      1. Fødselsdato og cpr-løbenummer.
        • Fødselsdag og -måned (men ikke årstal) er tilgængelig i perioder for registrerede medlemmer via login på hjemmesidens intranet.
  3. Medmindre der foreligger eksplicitte persondatakrav fra de kommunale myndigheder, behandler vi ikke personfølsomme oplysninger.

 

Her indsamler vi oplysninger fra

  • Alle oplysningerne gives af medlemmet selv / den ansatte selv på papir eller elektronisk.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Det er vores klare mål at skabe åbenhed om vores persondatabehandling, samt at beskytte informationer i overensstemmelse med lovgivningen.

Dine data bruges således:

  • Kontingentopkrævning herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven og de kommunale tilskudsregler jfr. Folkeoplysningsloven.
  • Kontakt og kommunikation.
  • Udsendelse af information til medlemmer.
  • Udbetaling af løn, skatteindberetning. (Kun for ansat personale)

 

Samtykke

  • Ved alm. kursustilmelding, fakturering og bogføring har vi ikke brug for samtykke for at kunne behandle data, idet behandlingens lovlighed (jf. Artikel 6, EU dataforordning) relateres bl.a. til nødvendig databehandling af hensyn til opfyldelse af kontrakten, herunder kursustilmelding.
  • Alle data er indhentet fra medlemmet selv og derfor er der ikke grundlag for yderligere samtykke.
  • Foto kan uploades af medlemmet selv. I de tilfælde, hvor foto uploades af et bestyrelsesmedlem, indhentes samtykke fra medlemmet.
  • Fødselsdag i måneden og månedsnavnet vises for registrerede medlemmer i en periode på 14 dage før og 14 dage efter fødselsdagen. I dette tilfælde er der tale om omvendt samtykke, hvilket vil sige, at medlemmet skal bede om at undgå visning af fødselsdag.
  • Foreningen er for personer, der er fyldt 16(18) år, hvorfor der ikke er behov for forældresamtykke.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver alene personoplysninger til Nyborg Kommune af hensyn til tilskudsordninger jfr. Folkeoplysningsloven.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

  • Data indsamlet i digital form jfr. ovenstående lagres jfr. Databehandleraftalen mellem Ullerslevkoret og Ullerslevkorets underleverandør, UnoEuro.

Ullerslevkorets IT-ansvarlige har adgang til data for at yde kvalificeret IT-support. Vores aftale med databehandlere sikrer, at de lever op til en høj standard for informationssikkerhed.

  • Evt. persondata sendt til bestyrelsen via mail opbevares på privat computer i kort tid indtil elektronisk registrering. Derefter slettes disse oplysninger fra den private computer.
     
  • Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som lønnet leder:
  • Ved ophør i koret slettes cpr-løbenummeret (4 cifre) ved årsskiftet i udmeldelsesåret.
  • Alle øvrige persondata for medlemmer opbevares i mindst 3 år og for ansatte i mindst 5 år af hensyn til kommunal kontrol. Efter udløb af disse frister vil øvrige data blive slettet på personligt forlangende.
  • Normal praksis er, at normale persondata (ikke cpr-nummer) opbevares internt til historisk brug.
  • Oplysningerne opbevares dels på regneark på bestyrelsescomputer og dels på Ullerslevkorets intranet, der kan tilgås jfr. afsnittet ”behandling af personoplysninger”.
  • Bogføringsbilag af enhver art opbevares på lokal computer hos et bestyrelsesmedlem.
  • Bogføringsbilag vedr. løntimer og tilskud gemmes i 5 år jfr. bogføringsloven.

 

Cookies og logfiler

På Ullerslevkorets hjemmeside bruger vi cookies til Google Analytics. Vi bruger cookies for at forbedre hjemmesidens funktioner og til statistik. Der lagres ingen personhenførbare oplysninger i vores cookies. Cookies, som vi bruger, indeholder bl.a. informationer om:

  • Hvilke sider besøgende har besøgt og hvornår.
  • Hvilken IP-adresse de besøgende har.
  • Hvor i landet besøgende kommer fra.
  • Hvilken sprog besøgende bruger.
  • Hvilken browser og OS besøgende bruger.
  • Hvilke søgeord besøgende har brugt for at generere indhold.
  • Hvilken side besøgende kommer fra (eksterne og interne links).
  • Hvilke links besøgende har klikket på.

Besøgende på vores hjemmeside, tilkendegiver accept disse statistik-cookies. Hvis man slår cookies fra i sin browser, vil man dog fortsat kunne bruge vores offentlige del af hjemmesiden, men man vil ikke være i stand til at logge ind på intranet.

Vejledning i, hvordan du sletter eller blokerer for cookies, findes normalt i din browsers hjælpefil.

Hvis man bruger en af vores IT-services, der kræver login, bliver ens handlinger registreret i vores logfiler. Denne registrering sker jf. gældende lovkrav om registrering af aktiviteter i IT-systemer for at forhindre misbrug og hacking. Disse digitale spor opbevares jf. aftalen med vores databehandlere i max. 5 år.

 

Dine rettigheder

Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:

  1. Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).
    Man har som udgangspunkt ret til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er og hvem der modtager/behandler oplysningerne.
    Denne Persondatapolitik indeholder som udgangspunkt alle disse informationer.
  2. Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
    Man kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler samt en evt. udskrift eller kopi af de indsamlede oplysninger.
  3. Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
    Hvis man mener, at oplysninger vi har om pågældende er forkerte, unøjagtige eller mangelfulde, kan man bede om at få oplysningerne rettet.
  4. Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
    Hvis man mener, at de oplysninger vi har om pågældende ikke er nødvendige i forhold til det formål, som de oprindelig er indsamlet til, kan man bede om at få oplysningerne slettet. Vær dog opmærksom på, at vi har pligt og ret til at opbevare visse personoplysninger for at overholde reglerne i Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjer samt bogføringspligten.
  5. Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet).
    Man har som udgangspunkt ret til at modtage oplysninger om sig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og man har ret til at overføre disse oplysninger til en anden virksomhed.
  6. Retten til at gøre indsigelse
    Man har ret til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til bl.a. direkte markedsføring og profilering. Vi bruger dog ikke profilering og evt. markedsføring vil altid være knyttet til et eksplicit samtykke.

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilag: